U ovome dijelu možete pronaći odgovore praktičara na najčešća pitanja o provedbi EU projekata.

(napomena: redovito se savjetujte i sa osobom koja provodi kontrole u nadređenom tijelu zbog potencijalno različitog pristupa te činjenice da sve situacije u praksi nisu nužno usporedive)
Pojmovnik

PROVEDBA PROJEKTA (UGOVORA O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA)

Mogu li započeti s projektnim aktivnostima prije dodjele i potpisa Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava?

Ako je tako predviđeno u samim Uputama za prijavitelje (Pozivu), moguće je početi provoditi aktivnosti i ranije (odnosno, moguće je prihvaćanje retroaktivno nastalih troškova). U tom slučaju prijavitelj riskira da mu se troškovi ne nadoknade ako se projektni prijedlog ne odobri tijekom postupka evaluacije (ako mu ne budu dodijeljena bespovratna sredstva).

Potrebno je upozoriti potencijalne korisnike bespovratnih sredstava i na činjenicu da po sklapanju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava postoje brojne kontrole, kako same dokumentacije vezane za projekt, tako i na terenu te iznos dodijeljenih bespovratnih sredstava nije konačan.

Moj je savjet da bi se svaki potencijalni korisnik trebao upoznati s tzv Općim uvjetima ugovora i sa svim odredbama objavljenog Poziva (s Uputama za prijavitelje) čim započne s aktivnostima (i u slučaju retroaktivnog zahtjeva za nadoknadom troškova), dakle i znatno prije potpisa ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Naime, neki smatraju da se odredbe ugovora počinju primjenjivati tek nakon potpisa istog, međutim odredbe ugovora i samog poziva primjenjive su od prve preuzete obveze (od prve aktivnosti).

Kada zapravo započinje provedba projekta?

Kao datum početka razdoblja provedbe smatra se datum preuzimanja prve obveze primjerice: sklapanje prvog ugovora o nabavi robe, radova ili usluga, izdavanje prve narudžbenice, a kod projekata u kojima je predviđeno financiranje plaća, početkom provedbe smatra se i početak rada projektnog tima.

Napomenula bih kako PT2 vodi računa o slučajevima kada se mjesecima ne provode nikakve aktivnosti, projekt miruje, već se samo potražuje trošak plaća. Dakle, na korisniku je da intenzivno radi na projektnim aktivnostima od samog početka i postiže rezultate te pravodobno izvještava PT2 o napretku.

Jesu li plaće prihvatljiv trošak?
Da, ako je određeni Poziv odredio iste kao prihvatljiv trošak. Međutim, korisnik treba imati na umu da je svrha projekta ispunjenje općih i specifičnih pokazatelja, uspješna realizacija aktivnosti i nabava konkretnih roba, usluga i/ili radova sukladno projektnom prijedlogu i proračunu kao i održivost rezultata. Dodatno napominjem kako neki od PT-ova 2 ne prihvaćaju realokaciju sredstava sa drugih stavaka na plaće, ali realokaciju sredstava sa plaća na druge stavke prihvaća ako za povećanje iznosa postoji argumentacija.
Što je to Izjava o nepromijenjenim okolnostima?
Pri sklapanju ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, uspješni prijavitelj/ korisnik potpisuje izjavu o nepromijenjenim okolnostima u kojoj se potvrđuje da se okolnosti nisu promijenile od predaje projektnog prijedloga do trenutka sklapanja ugovora te da nema dvostrukog financiranja (ista aktivnost nije financirana dvostruko iz dva različita projekta ili druga izvora financiranja). Također, kapaciteti prijavitelja ostali su na jednakoj razini. Ako su se okolnosti promijenile, svakako se savjetujte i s PT2.
Što znači dvostruko financiranje?
Potraživanje troška iz dva različita izvora, odnosno dobivanje sredstava za jednu aktivnost/nabavu/projekt iz dva različita izvora. Moguće je da se ista aktivnost (ista nabava) navede u dva različita projektna prijedloga prema različitim Pozivima, no u slučaju uspješne evaluacije projektnih prijedloga, valja inofrmirati PT-ove o situaciji te se tada trošak navodi i financira samo iz jednog ugovora (iz drugog ugovora se obvezno uklanja!).
Što mogu učiniti ako imam uštedu na pojedinoj stavci?

Iako u svakodnevnom govoru svi koristimo riječ ‘ušteda’, napominjem da se u očima PT-a 2 na reducirani utrošeni iznos po pojedinim stavkama ne gleda kao na situaciju u kojoj se ‘ušteđeni’ iznos slobodno može realocirati (prebaciti) na drugu stavku.

Iznos dodijeljenih bespovratnih sredstava nije konačan niti garantiran, odnosno vrlo često može u konačnici biti manji.

U takvim slučajevima potrebno je u zahtjevu za realokaciju sredstava na drugu stavku argumentirati zašto je na toj drugoj stavci potrebno povećati iznos, odnosno zašto postojeći iznos nije dostatan i predočiti neke dokaze o povećanom iznosu.

Mora li kupljena oprema biti dostavljena za vrijeme provedbe projekta?
Sva oprema nabavljena u okviru projekta (sukladno Ugovoru) mora biti dostavljena i funkcionalna, mora odgovarati tehničkim specifikacijama iz dokumentacije o nabavi ili dodatku ugovora (po svim karakteristikama) i ako je tako predviđeno, instalirana, puštena u pogon i/ili testirana (ovisno o uvjetima iz dokumentacije o nabavi i ugovora). Oprema se mora nalaziti kod korisnika i mora biti korištena na primjeren način i u svrhu koja je određena projektom.
Provjerava li PT2 opremu nabavljenu u sklopu projekta?

Da, pripremite se na detaljnu provjeru opreme na terenu. Oprema mora u svim segmentima odgovarati DoN-u, ugovoru o nabavi, ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Provjeravaju se sve tehničke karakteristike i funkcionalnosti. Savjetujem da se ne dovedete u situaciju prilikom upita PT2 za određenu funkciju/opciju ne znate postoji li uopće, jer vam u svakodnevnom radu zapravo nije potrebna – naime, sve funkcije koje su bile navedene u tehničkim specifikacijama u DoN-u moraju biti provjerene i odgovarajuće.

Je li moguće premjestiti opremu na drugu lokaciju?
Moguće je, primjerice u slučajevima kada radovi nisu izvršeni, a oprema treba biti dostavljena u određeni objekt, a korisnik pažnjom dobrog gospodarstvenika želi osigurati dostavljanje opreme za vrijeme razdoblja provedbe ugovora, na sigurno mjesto. Naime, korisnik bespovratnih sredstava je odgovoran za slučajnu propast i oštećenje stvari od njihova preuzimanja te za izvršenje Ugovora, stoga korisnik mora osigurati izvršenje Ugovora sukladno projektnoj prijavi (predvidjeti policu osiguranja). Naravno, osiguranje opreme od propasti valja predvidjeti i u DoN za nabavu robe.
Tko može izmijeniti Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava?

Moguće su sljedeće opcije:

  • Izmjene Ugovora na temelju zahtjeva ugovorne strane– svaka od ugovornih strana može podnijeti zahtjev za ovom vrstom izmjene, a sve strane Ugovora moraju se složiti s izmjenom kako bi ona bila uvažena. Ako se ugovorne strane ne slažu, ili se slažu djelomično, izmjena je prihvatljiva u najvećem prihvaćenom opsegu (odn. prihvaćene su samo one izmjene s kojima se sve strane slažu) i za nju je potrebno sastavljati Dodatak Ugovoru
  • Izmjene Ugovora na temelju odluke PT2– u određenim slučajevima PT2 može samostalno donijeti odluku o izmjeni Ugovora, te se on mijenja Odlukom PT2 i za takvu izmjenu nije potrebno sastavljati Dodatak Ugovor. Načelno, radi se o primjerice izmjene zakona koje imaju utjecaja na Ugovor, smanjenje bespovratnih sredstava uslijed utvrđene nepravilnosti i sl.
  • Izmjene manjeg značaja– u slučaju manjih izmjena koje ne utječu na negativne odredbe iz ugovora (preraspodjele manje od 20% iznosa proračunskog elementa, promjena naziva Korisnika i sl.) nije potrebno izrađivati Dodatak Ugovoru. Takve izmjene Korisnik traži putem sustava eFondovi, a odobrava samostalno PT2. Korisnik može ovakvu izmjenu uvesti na vlastitu odgovornost, ali PT2 zadržava pravo istražiti jesu li ispunjeni uvjeti iz ugovora te eventualno može utvrditi da se radi o nedozvoljenoj izmjeni.
Na koji način je moguće izmijeniti Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava?

Sve izmjene Ugovora provode se putem sustava eFondovi kroz za to predviđene module.

Na traci s lijeve strane kliknite na odjeljak Ugovor te na Upravljanje Ugovorom. Nakon što se otvori novi ekran na njemu ćete naći više opcija te možete birati između:

  1. Izmjene većeg značaja,
  2. Izmjene manjeg značaja (tzv OMI) i
  3. Ispravka greške u Ugovoru

Ugovor se može mijenjati pod ovim uvjetima:

  1. Izmjene su nastale zbog nepredvidivih okolnosti,
  2. Izmjene su nužne za uredno izvršenje Ugovora i otklanjaju situaciju u kojoj je izvršenje postalo pretjerano otežano ili nemoguće,
  3. Povezani troškovi ne dovode do povećanja ukupnog iznosa bespovratnih sredstava

U slučaju da zatražene izmjene jesu nužne, ali ne ispunjavaju kumulativno navedene uvjete posrednička tijela mogu prihvatiti izmjenu, ali troškove vezane za izmjenu snosit će sam Korisnik.

Načelno, najkasniji mogući rok za izmjenu je da ona bude važeća (odobrena) prije nego o izmijenjenim aktivnostima i troškovima bude izvještavano u Zahtjevu za nadoknadom sredstva. Iako je to krajnji prihvatljiv rok (da bi navedeni izvještaj i povezani troškovi bili prihvatljivi) uputno je izmjenu pokrenuti što je ranije moguće; najranije po saznanju o rizicima koji prijete urednoj provedbi projekta.

Što je izmjena manjeg značaja?

Izmjene manjeg značaja izmjene su koje ne utječu na već Ugovorom utvrđena prava i obveze Korisnika, ne utječu na svrhu i opseg projekta i njegove ciljeve te u odnosu na njih nije potrebno sklapati pisani dodatak Ugovoru. Izmjenama manjeg značaja smatraju se:

  • promjene naziva/imena ugovorne strane, adrese, bankovnog računa ili podataka koji se odnose na kontakte
  • preraspodjele sredstava između stavaka unutar pojedine aktivnosti projekta, bez obzira na postotak preraspodjele
  • izmjene koja rezultiraju preraspodjelom proračunskih stavki među aktivnostima koje uključuju odstupanje do i uključujući 20% izvorno unesenog (ili eventualno izmjenama Ugovora promijenjenog) ukupnog iznosa pojedinih proračunskih elemenata.
  • Je li moguće mijenjati uloge/funkcije administratora/osoblja kod korisnika i mora li se pripremiti izmjena ugovora?

Mora ako je nečija funkcija/uloga važna za ugovoreni projekt (npr. osoba ostvaruje plaću u projektu). Ako se primjerice promijeni položaj/radno mjesto kod  poslodavca (npr. osoba od savjetnika postane voditelj odjela, službe i sl.), ali i dalje je voditelj projekta, takvu izmjenu nije potrebno prijaviti, osim ako istodobno ne utječe na njezinu plaću, a obračun plaća se ne provodi po jednostavnoj metodi, već temeljem stvarno nastalog troška. Iznos plaće nije moguće povećavati.

Kod većine poziva plaće se obračunavaju primjenom pojednostavljene metode financiranja pa  navedeno nije relevantno s obzirom na nemogućnost utjecaja promjene radnog mjesta te pripadajuće plaće na ugovorenu jedinicu obračuna.

Od načina na koji je trošak rada osobe na projektu definiran u proračunu Ugovora zavisi je li izmjena Ugovora potrebna ili ne.

Koje okolnosti možemo smatrati nepredvidljivim okolnostima?

Valja razlikovati nepredvidljive od nepredviđenih okolnosti. „Nepredvidiva okolnost“ je objektivna okolnost koja se nije mogla predvidjeti ni otkloniti, a  nastala je prije isteka roka za ispunjenje obveze, pri čemu je za jednu ugovornu stranu ispunjenje obveze postalo pretjerano otežano, odnosno okolnost koja ima učinak na ispunjenje obveze.

Nepredvidiva okolnost koja je van kontrole dotičnog subjekta, čije se posljedice nisu mogle izbjeći i otkloniti, usprkos dužnoj pažnji te se radi o objektivnoj nemogućnosti ispunjenja obveze. Viša sila (force majeure, vis major) poput pandemije, požara, poplave može se tretirati kao nepredvidljiva okolnost, međutim okolnosti se dodatno utvrđuju i dokazuju te se ne uzimaju kao samo po sebi razumljive (drugim riječima, okolnosti vezane za Covid ili potres se detaljno ispituju i argumentiraju i utvrđuje se učinak sile na situaciju). Revizori EK izuzetno često provjeravaju upravo dodatke ugovorima uslijed navodnih nepredvidljivih okolnosti.

Način na koji revizori EK analiziraju situaciju je sljedeći:

 

Koja je razlika između prihvatljivih i neprihvatljivih troškova?

Prihvatljivi troškovi su financirani bespovratnim sredstvima. Neprihvatljive troškove snosi sam korisnik (primjerice, PDV za Korisnike kojima je PDV povrativ trošak, gubici zbog fluktuacija valutnih tečaja i provizija na valutni tečaj, kazne, financijske globe, toškovi za vođenje računa itd.).

Pravilnikom o prihvatljivosti izdataka (NN 115/2018) određena su opća pravila prihvatljivosti troškova koji se odnose na ugovore sufinancirane u sklopu Operativnog programa Konkurentnost i kohezija u financijskom razdoblju 2014. – 2020. Međutim, u Uputama za prijavitelje, kao i Obrascem A Ugovora, određeno je koji se troškovi smatraju prihvatljivima za sufinanciranje, dok se ostali troškovi koji uopće nisu navedeni u Obrascu A smatraju neprihvatljivima. Primjerice, Pozivom i posljedično Obrascem A Ugovora određeno je da je nabava laboratorijske opreme prihvatljiv trošak, dok je trošak upravljanja projektom i administracije definiran kao neprihvatljiv. Korisnik može nabaviti vanjske usluge upravljanja projektom ako su iste potrebne za provedbu projekta, ali trošak tih usluga neće moći biti nadoknađen Korisniku jer je određen kao neprihvatljiv trošak u Uputama za prijavitelje.

Postoji i mogućnost da troškovi koji su prvotno određeni kao prihvatljivi naknadno postanu neprihvatljivi uslijed kršenja odredbi Ugovora, odnosno počinjenih nepravilnosti. Primjerice, iako je nabava laboratorijske opreme prihvatljiv trošak sukladno Pozivu, ako Korisnik nabavu nije proveo sukladno primjenjivim pravilima nabave, nakon utvrđivanja nepravilnosti, odredit će se financijske korekcije te trošak predmetne nabave naknadno, u cijelosti ili djelomično, postaje neprihvatljiv (ovisno o prirodi nepravilnosti). Za više informacija savjetujem detaljnije upoznati se s Pravilnikom o prihvatlivosti izdataka MRRFEU.

Što je izdatak?
Izdatak je trošak koji je plaćen iz sredstava korisnika, odnosno u slučaju doprinosa u naravi, trošak za koji je priznata odgovarajuća vrijednost.
Koji troškovi su prihvatljivi za financiranje?

Prihvatljivi su oni troškovi koji su navedeni u samom Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava (u Prijavnom obrascu koji postaje sastavni dio Ugovora)  te u Pozivu (Uputama za prijavitelje), a ostale su karakteristike kako slijedi:

  • izravno su povezani s projektnim aktivnostima i dovode do postizanja rezultata projekta i zadanih pokazatelja (drugim riječima, nije moguće provoditi drugačije aktivnosti van onih navedenih u Ugovoru i za njih tražiti nadoknadu),
  • navedeni su u proračunu projekta (nije moguće nabavljati druge usluge, robu ili radove koji nisu navedeni u proračunu projekta i za to potraživati nadoknadu sredstava),
  • nastali su kod Korisnika (ili partnera) što je vidljivo na računu/fakturi/ugovoru itd (na knjigovodstvenoj ispravi mora biti naveden naziv korisnika).,
  • nastali su tijekom razdoblja provedbe projekta (ako korisnik sluti da troškovi neće nastati pravodobno, zbog novonastalih okolnosti, potrebno je dostaviti zahtjev za produljenjem provedbe projekta PT-u 2 uz argumentaciju, uz prethodnu komunikaciju s djelatnikom PT2),
  • plaćeni su do kraja razdoblja prihvatljivosti izdataka navedenog u Pravilniku o prihvatljivosti izdataka ili odredbama Ugovora pod Posebnim uvjetima,
  • u skladu su s ograničenjima za posebne kategorije troškova,
  • ne premašuju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa proračunskih stavki aktivnosti projekta za prihvatljive troškove ili premašuju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa proračunskih stavki aktivnosti projekta za predmetne prihvatljive troškove, a za koje odstupanje je potpisan Dodatak Ugovoru,
  • troškovi povezani s nabavom roba su prihvatljivi kada je ista isporučena (i instalirana ugrađena, puštena u pogon, testirana, osoblje je educirano – ovisno o odredbama DoN) do kraja provedbe projekta (narudžba robe, potpisivanje ugovora ili bilo koji drugi oblik stvaranja obveze za plaćanje prema ugovarateljima tijekom provedbenog razdoblja za robu koja treba biti isporučena nakon isteka provedbenog razdoblja nije u skladu sa zahtjevima prihvatljivosti troška).,
  • razumni su, opravdani te udovoljavaju zahtjevima dobrog financijskog upravljanja, osobito u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti te su poštivana pravila (javne) nabave, iznimno, neizravni troškovi) navedeni u referentnom pozivu na dodjelu bespovratnih sredstava (drugim riječima, trebali bi odgovarati realnim tržišnim cijenama).

Za više informacija savjetujem upoznati se s Pravilnikom o prihvatlivosti izdataka MRRFEU.

EX-ANTE I EX-POST PROVJERE

Što je ex-ante provjera?

Ex-ante je prethodna kontrola dokumentacije o nabavi (uključujući Izvješće o prethodno provedenom savjetovanju) za postupak nabave koji će tek provesti Korisnik u sklopu projekta, a ex-ante provjeru provodi nadležno tijelo/ PT2. Svrha je spriječiti nepravilnosti u postupcima nabava (odnosno financijske korekcije koje se određuju za utvrđene nepravilnosti) te dati Korisniku preporuke o odstupanjima u dokumentaciji koja bi mogla utjecati na prihvatljivost izdataka kao i poboljšati kvalitetu iste.

Pri kontroli dostavljenog plana nabave PT2 će obavijestiti korisnika o tome koje nabave ulaze u ex-ante provjeru.

Nositelj odgovornosti za provedbu postupaka nabave je isključivo Korisnik. Dakle, neovisno o tome je li neki element pri ex ante provjeri komentiran i zamijećen i/ili je li Korisnik shvatio komentare od PT2, ukazivanje na potencijalno manjkavu/nejasnu provjeru ga ne eskulpira od određivanja nepravilnosti/financijskih korekcija. Također, u komentarima se često citiraju članci ZJN 2016, no konkretan savjet kako nešto propisati ili što točno učiniti ne daje se.

Zašto je tome tako?

Europska komiisija svakoj državi članici omogućava izbor: hoće li ex ante komentari biti obvezujući ili će to biti mahom preporuke. U RH je provjera postavljena na način da se komentari od strane PT2 smatraju sugestijama. Međutim, ponavljam, ako se naknadno u provjeri utvrdi nepravilnost u DoN-u, korisnik će morati snositi trošak financijske korekcije.

Svi naručitelji koji namjeravaju financirati nabave putem bespovratnih sredstava trebai bi se informirati o Odluci o obvezi provedbe prethodne
(ex-ante) kontrole javnih nabava u okviru projekata koji se namjeravaju sufinancirati i sufinanciraju iz europskih strukturnih i investicijskih fondova u financijskom
razdoblju 2014. – 2020.

Javni i sektorski naručitelji koji namjeravaju financirati projekte iz europskih strukturnih i investicijskih fondova u okviru poziva na dodjelu bespovratnih sredstava koji su objavljeni ili koji se namjeravaju objaviti moraju se dostaviti nadležnom tijelu dokumentaciju o nabavi na prethodnu (ex-ante) provjeru.

Prethodna (ex-ante) provjera provodi se u odnosu na postupke javnih nabava koji se planiraju provoditi prije sklapanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, i to na nabavu roba i usluga procijenjene vrijednosti iznad (i uključujući) pet milijuna kuna, te na nabavu radova procijenjene vrijednosti iznad (i uključujući) 15 milijuna kuna, sve bez poreza na dodanu vrijednost.

Izuzetno je važno napomenuti sljedeće: prethodna (ex-ante) provjera dokumentacije o nabavi provodi se prije pokretanja postupka javne nabave. Postupak javne nabave ne smije biti pokrenut prije zaprimanja preporuka nadležnog tijela koje je provelo prethodnu (ex-ante) provjeru dokumentacije o nabavi.

Što je ex-post?

To  je kontrola cijelog postupka nabave nakon što je postupak nabave proveden i kada su dostavljeni svi dokumenti u PT2, pri čemu Korisnik za potrebe dokazivanja prihvatljivosti nastalog troška dostavlja PT-u 2 svu relevantnu dokumentaciju (uključujući i DoN!),  informacije i pojašnjenja potrebna za utvrđivanje je li nabava provedena u skladu s relevantnim propisima i Ugovorom zajedno sa slikama ekrana iz EOJN pretinca ako je posrijedi korisnik koji je obveznik ZJN.

Dokumentacija se dostavlja nakon što se nabava provede, ili trenutku podnošenja Zahtjeva za nadoknadom sredstava u kojem se potražuje trošak/izdatak vezan uz konkretnu nabavu, ako se trošak potražuje metodom plaćanja.

Također, tijekom izvršenja ugovora o nabavi, ako se sklapaju dodaci ugovoru, isti se pregledavaju od strane PT2 te je i tom prilikom moguće utvrditi nepravilnost i odrediti financijsku korekciju. Primjerice, ako se dodatkom ugovoru povećava inicijalno ugovoreni iznos, provjeravaju se i jamstva za uredno ispunjenje ugovoru (oblik, pokrivaju li cijelo razdoblje i iznos te jesu li pravodobno dostavljena) te je li dodatkom premašen prag za inicijalno odabrani postupak i sl.

Uzmimo za primjer provedeni postupak jednostavne nabave. Ako je naručitelj naknadno sklopio dodatak ugovoru o pružanju usluga kojim je premašio iznos od 200.000 kn, posljedica će biti donošenje odluke o utvrđenoj nepravilnosti i financijska korekcija na cijeli ugovor (cijeli iznos).

NABAVA

Što je umjetna podjela u nabavi?

Umjetna podjela nedopuštena je podjela predmeta nabave čime se ujedno njegova vrijednost mijenja (odnosno umanjuje ispod propisanog praga) u svrhu izbjegavanja primjene odgovarajućih pravila nabave te vrste postupka nabave kršeći time načelo transparentnosti i tržišnog natjecanja.

Što to zapravo znači?

Direktiva propisuje da bi se gdje je moguće trebala osigurati viša razina objave postupka (koja omogućava sudjelovanje većem broju zainteresiranih domaćih i stranih gospodarskih subjekata) i dulji rok za dostavu ponuda od strane većeg broja GS.

Predmet nabave potrebno je odrediti na način da predstavlja tehničku, tehnološku, oblikovnu, funkcionalnu ili drugu objektivno odredivu cjelinu, uzimajući u obzir, kod obveznika  ZJN sljedeće:

  •  je li moguće više jednostavnih nabava provesti kao nabavu male vrijednosti
  • ili pak više nabava male vrijednosti objediniti u postupak velike vrijednosti.

Naravno, kod izuzetno velikih ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nije nužno provesti jednu nabavu velike vrijednosti s primjerice 40-50 grupa predmeta nabave (što je bio učestali slučaj u ovom programskom razdoblju), već objaviti i provesti postupke javne nabave velike vrijednosti (kako bi se postupci proveli učinkovitije). Drugim riječima, kod više nabava velike vrijednosti nema opasnosti od procjene da se radi o umjetnoj podjeli, iz već gore navedenih razloga.

Kod NOJN-ova je potrebno razmotriti mogu li se objediniti postupci kako bi se postupak transparentno objavio, a ne provesti više nabava s jednim ponuditeljem. Zašto je tome tako? Jer i NOJN-ovi (neobveznici ZJN) moraju postupati sukladno osnovnim načelima nabave prema EU regulativi.

Napominje se da se podjela predmeta nabave na grupe ne smatra umjetnom podjelom predmeta nabave jer se i dalje radi o jednom postupku nabave, štoviše za obveznike ZJN je mandatorna kod nabava velike vrijednosti.

Je li primjerice ugovorena neka usluga (npr za upravljanje projektom) na način da se umjetno cijepao postupak moguće je utvrditi na sljedeće načine:

  • U planu nabave (dostavljenom PT-u 2 i objavljenom na web stranici naručitelja)
  • U registru ugovora koji bi morao biti ažuiran ali često nije
  • U knjigovodstvu naručitelja.
Moramo li podijeliti predmet nabave na grupe predmeta nabave i kako?

Sukladno Direktivi o javnoj nabavi, podjela predmeta nabave na grupe kod nabave velike vrijednosti je obvezna. Tek ako postoji valjana argumentacija da se predmet nabave neće podijeiti u grupe, istu je obvezno navesti u dokumentaciji o nabavi. Ako predmet nabave ne podijelite na grupe te ne navedete obrazloženje za ovu odluku, počinili ste nepravilnost.

Nikako se ne bi trebalo u jednu cjelinu (bez podjele na grupe predmeta nabave) predvidjeti i robe i radove i usluge zbog zablude da će u tom slučaju provedba teći glatko i sve će biti kompatibilno. Kompatibilnost se postiže na druge načine (kvalitetno propisanim DoN-ovima i prijedlogom ugovora).

Podjela predmeta nabave na grupe kod izvođenja radova je logična: prema različitim lokacijama, ako je tako primjenjivo, odnosno posrijedi je nekoliko objekata na različitim loakcijama. Tom logikom podijelit ćete i nadzor nad izvođenjem radova. Podjela predmeta nabave kod nabave robe ovisna je o analizi tržišta i o dobavljivosti određene robe (ne ovisi o kronologiji dostave niti o lokaciji opreme kako se to ponekad čini).

Potrebno je razlikovati proizvođača od dobavljača. Ponudu ćete vjerojatno dobiti od dobavljača određene opreme, stoga se orijentirajte na samu dobavljivost od pojedinih gospodarskih subjekata.

 

Kako revizori EK gledaju na mandatornu podjelu na grupe predmeta nabave kod nabave velike vrijednosti:

Što zapravo propisuje Članak 23. ZJN 2016?

Europska komisija stava je da je jednom utvrđeni predmet nabave cjelina i kao takva ostaje ‘do kraja’. U slučaju da se određene grupe predmeta nabave moraju ponovno objavljivati, potrebno je postupiti prema čl 23 ZJN 2016 i tek ako su za to stečeni preduvjeti, moguće je objaviti postupak po nižoj razini transparentnosti.

Postoji primjerice i mogućnost da se u jednoj proračunskoj godini odvojeno provedu 2 nabave, jedna jednostavna i jedan otvoreni postupak, a svaki predstavlja odvojenu grupu predmeta nabave. Obvezno je u DoN pozvati se na čl. 23 ZJN 2016, imenovati i opisati te grupe, navesti sveukupnu procijenjenu vrijednost nabave odnosno ukupnu i zasebnu vrijednost obje grupe predmeta nabave.

Što zapravo propisuje članak 199. ZJN 2016?

Članak 199. je u praksi često pogrešno tumačen. On propisuje da naručitelj mora provesti adekvatne mjere kako bi spriječio potencijalni sukob interesa u slučaju da je gospodarski subjekt sudjelovao u pripremi postupka nabave te sudjeluje i kao ponuditelj, a u nepravednoj je prednosti pred drugim ponuditeljima (npr „krojio“ je kriterije za odabir ponude prema svojim stručnjacima, posjeduje informacije koje drugi gospodarski subjekti ne posjeduju i sl.).

Dakle, onaj gospodarski subjekt koji je sudjelovao u pripremi DoN nije automatizmom u sukobu interesa. Štoviše, naručitelj ne smije odbiti ponudu gospodarskog subjekta koji je dostavio ponudu, a sudjelovao je u pripremi postupka bez određenih predradnji koje su jasno propisane Zakonom.

Dakle, na pitanje je li moguće da gospodarski subjekt koji je primjerice kontrolirao DoN dostavi i ponudu, odgovor je da, međutim naručitelj je transparentno morao objaviti informaciju o toj situaciji i omogućiti da svi gospodarski subjekti na tržištu posjeduju jednake informacije kako bi mogli pripremiti jednako kvalitetne ponude prema odredbama DoN. Situacija u kojoj je dostavljena samo jedna ponuda i to upravo od gospodarskog subjekta koji je sudjelovao u pripremi postupka je tzv red flag/’crvena zastavica’, odnosno signal da se postupalo protivno zakonu. No situacija u kojoj je dostavljeno više ponuda, a ugovor je dodijeljen drugom gospodarskom subjektu, ne bi trebao biti slučaj koji penalizira PT2.

Na projektu sudjeluju korisnik koji je obveznik ZJN i partner koji je neobveznik ZJN, je li moguće provesti zajedničku nabavu?

Zajedničku nabavu je moguće provesti sukladno odredbama ZJN 2016. Međutim valja napomenuti kako neobveznik ne može provesti nabavu za obveznikaiI tako izbjeći odredbe Zakona.

Štoviše objedinjavanje predmeta nabave na razini projekta je poželjno, a o tome piše i sama Europska komisija u svojim Smjernicama.

Primjerice ako je i korisniku i partneru potrebna informatička oprema, valjalo bi istu nabaviti u jednom postupku nabave, a ne dijeliti nabavu u dva zasebna postupka.

Je li prihvatljivo koristiti robne marke u tehničkim specifikacijama?

Moguće je isključivo u iznimnim slučajevima, ali preporučuje se izbjegavati upućivanje na robne marke u opisu predmeta nabave. U iznimnim slučajevima ako je ista neophodna kako bi se predmet mogao točno i jasno opisati,  tada svaka takva uputa mora biti popraćena izrazom „ili jednakovrijedno“, „kao“, „tipa“, „slično“ i dr. Takvi su slučajevi vrlo rijetki te se često u konačnici utvrdi da je predmet nabave ipak bilo moguće jasno opisati i da je upotreba robne marke bila neopravdana.

Također, tijekom pregeda i ocjene ponuda naručitelj mora prihvatiti jednakovrijedne ponude (te isto obrazložiti u svojem zapisniku). Kod nužne kompatibilnosti, naručitelj mora obrazložiti koju opremu trenutno posjeduje i zašto je nužna nadogradnja upravo određenih karakteristika (i određene robne marke).

Europska komisija propisuje sljedeće:

Može li korisnik inzistirati na određenoj opremi ili robnoj marki zbog kompatibilnosti s postojećom opremom?

Da. Ako korisnik posjeduje opremu određenog proizvođača te planira nabaviti nadogradnju sustava, dodatne dijelove, nove komponente i slično koji moraju biti kompatibilni postojećoj opremi ili postojećem sustavu, moguće je koristiti robne marke u dokumentavciji o nabavi i navoditi konkretne modele, no nužno je obrazložiti okolnosti (preostala oprema, cjelokupni postojeći sustav, nužni dijelovi i sl. ne bi bili kompatibilni s postojećim, odnosno ne bi bili funkcionalni).

Je li moguće žaliti se ili uputiti prigovor na Odluku o odabiru?
Ponuditelj može uputiti detaljno obrazloženo prijavu nepravilnosti na adresu koja se nalazi na stranici pojedinog nadležnog PT2. Ako je korisnik odredio i mogućnost prigovora u svojoj dokumentaciji, tada ponuditelj može uputiti prigovor prema odredbama dokumentacije.
Smije li se žaliti na odluke o nepravilnosti?
Smije. Svaka obavijest o odluci o utvrđenoj nepravilnosti koja se dostavlja Korisniku sadrži Pouku o pravnom lijeku. Korisnik je ovlašten izjaviti prigovor sukladno predmetnoj pouci, pri čemu je bitno da se prigovor izjavi u roku i nadležnom tijelu.
Može li se i mjenica koristiti kao ekvivalent bjanko zadužnice za jamstvo za ozbiljnost ponude?
Može, jer je mjenica korištena kao sredstvo plaćanja (poput primjerice čeka) te je odgovarajuće sredstvo za jamstvo.
Je li visina ugovorne kazne primjeren kriterij za odabir ponude?
Ne. Ne obraćajte pažnju na činjenicu da su je neki naručitelji u hrvatskoj praksi koristili kao kriterij za odabir ponude. Europska komisija u svojim Smjernicama jasno navodi da bi ista morala biti propisana samo u ugovoru a nikako u dokumentaciji o nabavi kao kriterij za odabir ponude.
Kako i gdje u DoN mogu propisati ovlaštenje/potvrdu proizvođača za prodaju opreme.

Nigdje. Isto nije dopušteno ni relevantno te se isto utvrdilo i prilikom provjere revizije. Drugim riječima, to je nepravilnost. Više o tome možete pročitati na stranicama AZTN-a:

http://www.aztn.hr/pribavljanje-potvrde-proizvodaca-kao-uvjet-za-sudjelovanje-u-postupcima-javne-nabave/

Je li prihvatljivo kao kriterij za odabir ponude odrediti bodovanje servisa na području RH i manji broj bodova za servis koji se nalazi u drugoj državi?
Ne, ni uvjeti sposobnosti niti kriteriji za odabir ponude ne smiju biti diskriminatorni odnosno restriktivni za strane gospodarske subjekte.
Što bi bile značajne izmjene ugovora o javnoj nabavi?

To su izmjene koje nisu dopustive, primjerice one kojima se mijenjaju okolnosti iz inicijalnog nadmetanja.

Izmjena ugovora o javnoj nabavi tijekom njegova trajanja smatra se značajnom ako njome ugovor postaje značajno različit po svojoj naravi od prvotno zaključenog (primjerice, ugovor o pružanju usluga postaje ugovor o isporuci robe).

Izmjena se u svakom slučaju smatra značajnom ako je ispunjen jedan ili više sljedećih uvjeta:

  1. izmjenom se unose uvjeti koji bi, da su bili dio prvotnog postupka nabave, dopustili prihvaćanje drugih ponuditelja od onih koji su prvotno odabrani ili prihvaćanje ponude različite od ponude koja je izvorno prihvaćena ili privlačenje dodatnih sudionika u postupak javne nabave (PT2 svakako provjerava je li posrijedi bio ikakav odvraćajući učinak za druge potencijalne ponuditelje!)

  2. izmjenom se mijenja ekonomska ravnoteža ugovora u korist ugovaratelja na način koji nije predviđen prvotnim ugovorom (dobar je primjer izmjena načina plaćanja, primjerice, u DoN-u je predviđeno plaćanje po pružanju svih usluga, a dodatkom ugovoru se mijenja način plaćanja na način da je ugovaratelj plaćen svaka 3 mjeseca)

  3. izmjenom se značajno povećava opseg ugovora (uvode se aktivnosti u ugovor o pružanju usluga koje uopće nisu bile predmet nabave u izvornom DoN)

  4. ako novi ugovaratelj zamijeni onoga kojemu je prvotno javni naručitelj dodijelio ugovor, osim u slučajevima iz članka 318. Zakona (primjerice, kod općeg ili djelomičnog pravnog sljedništva prvotnog ugovaratelja, npr. nakon restrukturiranja)
Je li moguće produljiti ugovor o javnoj nabavi i koje su posljedice?

Situacije i okolnosti u kojima je zahtijevano produljenje ugovora su brojne i vrlo različite te ne postoji jedan odgovor.

Iz  iskustava stečenih prvenstveno u PT-u 2, mogu reći da je svaki slučaj produljenja roka ugovora specifičan, izvor poteškoća nisu identične okolnosti i ne postoji jedno jedino moguće postupanje u slučaju nepoštivanja roka.

Primjerice, potrebno je sagledati sve okolnosti: je li produljenje ugovora skrivio ugovaratelj svojim nečinjenjem, naručitelj (zbog pogrešne procjene) ili su pak pak posrijedi  vanjske okolnosti (npr viša sila)?

Je li naručitelj postupao pažnjom dobrog gospodarstvenika, je li pratio rad ugovoratelja i pravodobno pisanim putem opominjao da izvrši obveze sukladno odredbama ugovora?

Je li rok za isporuku robe ili za izvođenje radova bio određen kao kriterij za odabir ponude i koliki je bio ponder za taj kriterij? Je li u samom nadmetanju drugorangirana ponuda navela upravo taj realni rok (te bi drugorangirani ponuditelj zapravo bio oštećen jer je ispravno procijenio potreban rok, a nije dobio ugovor?)

Umjesto da se raskine ugovor, je li ispravno odrediti novi primjereni rok i koji bi to rok po procjeni bio primjeren naručitelju?

Više o tumačenjima pravnika i sudskoj praksi možete pročitati i na poveznici: https://www.teb.hr/novosti/2018/raskid-ugovora-zbog-neispunjenja-rok-bitan-sastojak-ugovora/.